Könyvelőváltás gyorsan és hatékonyan

Böröcz Zoltán

Leváltanád a könyvelőd, de nem tudod mivel jár mindez? Nem ismered a szükséges lépéseket, a felmerülő kockázatokat, illetve az ügyintézés javasolt menete sem teljesen világos a számodra?

Akkor ez a bejegyzés egyenesen neked szól. A cikkben ugyanis minden kérdésedre választ kapsz, így a könyvelőváltást zökkenőmentesen intézheted.

Milyen esetekben érdemes fontolóra venned a könyvelőváltást?

Egy korábbi bejegyzésünkben már definiáltuk az ideális könyvelő alapvető tulajdonságait. Precízen teszi a dolgát, partnerként működik együtt veled, időben tájékoztat és válaszol a kérdéseidre, naprakész tudással rendelkezik, miközben emberileg is jól kijössz vele.

Amennyiben a felsorolt szempontok bármelyike sérül, azzal meginog a bizalom, miközben az együttműködés jövője is kérdésessé válhat. Ilyenkor azonnali váltás helyett inkább a kooperációra érdemes törekedni, pozitív kilátások esetén pedig adni még egy esélyt a közös munkának.

Sokszor ennek ellenére is elkerülhetetlen lesz a könyvelőváltás, mert

• a céged növekedésével a könyvelőd már nem tud lépést tartani;
• a jelenlegi szolgáltatással nem vagy elégedett;
• bármennyire is minőségi munkát végez a jelenlegi könyvelő, túl sokba kerül neked /persze azzal lehet vitatkozni, hogy emiatt /hagyj ott egy jó könyvelőt;
• a partnereid vagy üzlettársaid ajánlottak egy kedvezőbb opciót;
• szakmai vagy egyéb okok miatt eltört a bizalom kettőtök között;
• az aktuális változások és szakmai újdonságok nyomon követése kifogásolható a jelenlegi könyvelőd munkáját illetően.

Amennyiben kérlelhetetlenül megszületett benned az elhatározás, akkor célszerű a következő bekezdésekben foglaltak szerint intézned a könyvelőváltást.

Ha mindent ugyanúgy folytatsz, akkor hasonló eredményre számíthatsz

Az élet más területeihez hasonlóan minden okkal történik. Ha a jelenlegi könyvelőddel folytatott közös munka nem a terveid szerint alakult, nyilvánvalóan az sem a véletlen műve. Valószínűleg szeretnéd elkerülni a hasonló kimenetelt, ennek érdekében azonosítanod kell a fejlesztendő tényezőket.

Mi romlott el pontosan? Mikor tapasztaltad a szakmai munka színvonalának visszaesését? Voltak-e erre utaló jelek korábban is? Adottak voltak-e a lehetőségek olyan intézkedésekhez, amiket a kellemetlenségek elkerülésének érdekében megtehettél volna?

Akár egyedül, akár a csapatoddal összeülve is hasznos lehet egy ilyesfajta értékelés. A kérdések megválaszolásával nemcsak a problémákat kiváltó okokra derülhet fény, hanem az újbóli előfordulás esélye is minimalizálható.

Magyarul adottak lesznek a feltételek a könyvelőváltás utáni gördülékeny munkamenethez.

Mikorra érdemes időzítened a könyvelő cseréjét?

A könyvelőváltásnak nincs kőbe vésett időpontja. Adminisztratív szempontból némileg szerencsésebb az üzleti év végére időzíteni, ami rendre a naptári év utolsó napjait jelenti a gyakorlatban.

Rendszerint ebben a periódusban kerülnek lezárásra a könyvek, az egyes felelősségi körök egyértelműen meghatározhatók, ezért a vállalkozók közül sokan döntenek az év végi csere mellett.

Természetesen az év közbeni könyvelőváltást sem tiltja törvény, május hónapja pedig kifejezetten frekventált időszaknak ebben a tekintetben. Az egyes leadási és bejelentési határidőket követően számos együttműködés ér véget, miközben új megállapodások is születnek.

Bármely időszak mellett döntesz végül, a váltással kapcsolatos szándékaid jelezd időben a jelenlegi könyvelőd felé. Nemcsak a korrektség szellemében, hanem az ügyintézés elősegítése végett is.

Jobb esetben az általatok aláírt megbízási szerződés rendelkezik a felmondási időről is. Ettől függetlenül célszerű legalább egy hónappal a váltás tervezett időpontját megelőzően jelezni a szándékaid, hogy a másik félnek maradjon elég ideje a könyvelési anyagok átadásához.

A könyvelőváltással kapcsolatos teendők javasolt sorrendje

Amikor túl vagy az első egyeztetéseken az új könyvelővel, akkor az együttműködési szándékotok megerősítése végett célszerű megbízási szerződést írnotok. Egyébként a könyvelő részéről biztosított, megfelelően kidolgozott, és kellően színvonalas szerződés pozitív jelként szolgálhat a későbbiekre nézve.

Ezzel párhuzamosan érdemes intézned a régi könyvelővel folytatott együttműködés felmondását. Törekedj a közös megegyezésen alapuló elválásra, az esetleges korábbi sérelmektől függetlenül békés, kulturált keretek között.

A könyvelési anyagok átadása mellett célszerű lesz egy rövidebb terjedelmű, írásbeli tájékoztatást kérned az esetleg még folyamatban lévő ügyekről. Amint megkapod ezeket az iratokat, küldd őket tovább az új könyvelőnek.

Az új éra kezdetén add meg az elektronikus felületekhez szükséges hozzáférést az új partnernek, a régi könyvelőd belépési adatait pedig tetszés szerint törölheted vagy megtarthatod.

Pontosan milyen könyvelési anyagokat kérj el az együttműködés végeztével?

A legtöbb könyvelő rutinszerűen ismeri a könyvelési anyagok átadásának gyakorlatát, de a biztonság kedvéért Te magad is szorgalmazhatod ezt a lépést. Az adatok mélysége és mennyisége cégforma, cégméret és cégtörténet függvényében változhat.

Jellemzően a NAV felé leadott bevallásokat, az ÁFA analitikát, a bérekkel kapcsolatos nyilvántartásokat, a főkönyvi kivonatot, a főkönyvi kartonokat, tárgyi eszköz nyilvántartást illetve a számviteli bizonylatokat mindenképp javasolt elkérned. A biztonság kedvéért kérdezz rá az új partnernél is, hogy neki milyen dokumentációkra lesz szüksége a zavartalan ügyintézéshez. Célszerű a folyamatot minél hamarabb elindítanod, így jó eséllyel minden szükséges információ időben rendelkezésre áll majd.