Költségek elszámolása 2023-ban

Böröcz Zoltán

Legutóbb 2021. augusztusában írtunk arról (link itt), hogy milyen költségeket tudsz vállalkozóként elszámolni. Ebben a bejegyzésben kibővítjük, színesítjük a korábbi megállapításokat és felhívjuk a figyelmedet egy-két olyan hibára is, amit gyakran kell javítanunk, és ha benne marad a könyvelésben, akkor a NAV komoly bírságot szabhat ki a vállalkozásodra.

Kiindulási alap

Minden a vállalkozási tevékenység érdekében felmerülő költség hivatalos számla ellenében és az adózási mód függvényében elszámolható. Bizonyos adózási modellek esetén, ahol a költségekkel tudjuk az eredményünket csökkenteni van a költségek elszámolásának értelme. Ezeknél a modelleknél a nyereségadót egy kisebb adóalap után fizetjük meg, emiatt a vállalkozások tulajdonosai motiváltak abban, hogy azokat a költségeket is elszámolják, amik nem bizonyíthatóan a vállalkozás érdekében merülnek fel. Nézzük úgy, hogy van egy fehér sáv, van egy szürke sáv és van egy fekete sáv.

• A fehér sáv az, ami egyértelműen a vállalkozás érdekében elszámolt költség (pl. a munkabér).
• A szürke minden olyan költség, amiről nem egyértelmű, hogy szükség volt-e rá, de igazolható. Ilyen lehet például egy tanulmány megvásárlása reális óradíjjal egy lehetséges projekt kapcsán.
• A fekete költség a tilos zóna. Ezeket a számlákat egy regisztrált könyvelő sem teszi be a könyvelésbe a saját maga és a vállalkozás védelmében. Itt nyilvánvaló csalás vagy annak kísérlete áll a háttérben. Például ha valaki egy tanulmányt elszámol költségként, de ordít, hogy irreálisan magas áron, a piaci ár sokszorosáért készítették. Talán már hallottál sok százezer forintos óradíjú szakértői számlákról. 

Mi minősül a vállalkozás érdekében felmerülő költségnek?

A vállalkozás tevékenysége(i) határozzák meg, hogy mi minősül elszámolható költségnek. Vegyünk például egy csokoládégyártó üzemet, ahol az alapanyag és áru (pl. kakaó) nyilvánvalóan elszámolható. Ugyanakkor egy más típusú vállalkozásnál a kakaó már reprezentációs költségnek számít, és csak külön juttatásként, járulékfizetés mellett elszámolható.

Példa az életből

Egy vállalkozás elszámol egy QLED 8K TV-t 2 millió Ft-ért, egy bőr ülőgarnitúrát 4 millió Ft-ért. A vállalkozás székhelye a tulajdonos bejegyzett címe is. Itt most a vállalkozás érdekében felmerülő költségekről van szó vagy a tulajdonos csak szeretné az áfát és a befizetendő nyereségadót valahogy visszanyerni a vállalkozásból?

Attól függ, hogy mivel foglalkozik a vállalkozás. Amennyiben egy kozmetikáról vagy fuvarozási vállalkozásról vagy a fenti élelmiszer-előállító üzemről van szó, ezek a költségek nagyon nehezen vagy egyáltalán nem lehetnek indokolhatóak. Ha azonban egy magas kategóriás mérnöki vagy ügyvédi irodáról van szó, ott ezek a költségek azért nem szúrnak szemet, hiszen a vállalkozás tevékenysége indokolhatja ezek beszerzését.

Ami az egyik vállalkozásnál felesleges luxus, a másiknál elfogadható költség. A fenti példából kiindulva a mérnöki iroda a fenti tv-n tartja a 3D projekt bemutatóit az ügyfeleinek, az ügyvédi iroda pedig az ügyfeleit egy kényelmes és luxus kategóriájú bőrkanapén fogadja. Ezek méltányolható költségek.

Mik akkor a nyugodtan elszámolható költségek?

Két területre lehet osztani. Az elsőbe tartoznak a termeléssel összefüggő közvetlen költségek, mint például az anyagköltségek, a munkaerő költségei. Ezek nélkül nincs termelés.

A második csoportba a nem direkt költségek tartoznak, amelyek nélkül ugyan elvégezhető a tevékenység (legyártható a sporteszköz, lefőzhető a kávé), de az eredményhez jelentősen hozzájárulnak. A marketing kiadások nélkül nem jönnek be a kávézóba az emberek, míg a piackutatás és annak költségei hiányában a vállalkozás nem kapja meg azokat az információkat, amelyek alapján ki tudja alakítani stratégiáit. Ide tartoznak az irodai berendezések költségei is.

Az adótörvények felsorolják a jellemzően előforduló költségeket, de természetesen nem tudnak teljeskörű listát adni. Emiatt azt sem tiltják a törvények, hogy ezektől eltérő tételt is elszámoljon a vállalkozó, feltéve, hogy bizonyítani tudja, hogy minden kétséget kizáróan a tevékenység érdekében merült fel a költség.

Olyan is előfordulhat, hogy olyan, az adóalappal szemben jogszerűen elszámolható költségek merülnek fel a vállalkozásnál, amelyekből egy forint bevétele sem lesz a cégnek. Ilyen lehet akár egy olyan árajánlat készítése is, amiből soha nem lesz megrendelés.

Így tehát minden olyan felmerült kiadással, mely a vállalkozás bevétel és jövedelemszerző tevékenységéhez kapcsolódik, csökkenthető az adóalap. Arra viszont ügyelj, hogy egyes – a bevételszerző tevékenység érdekében felmerült – költségek elszámolhatóságát az adótörvények korlátozzák.

Milyen költségek elszámolására figyelj különösen

Telefonszámla

Fontos kérdés a telefonszámla kérdésköre, hiszen jogosan gondolhatnánk, hogy a vállalkozás nevére szól, és az üzleti tevékenységünkhöz elengedhetetlen, akkor 100%-osan elszámolható. Sajnos nem. Figyelemmel kell lenni a „vélelmezett magánhasználatra”, ami után járulékfizetésre vagyunk kötelezettek. 

Üzleti utazás

Az odautazás és a szállás díja mindig elszámolható, de az étkezés után 33,04%-ot kell fizetni, egyéb költséget pedig nem lehet elszámolni. Emiatt különösen figyelemmel kell lenni azokra a szállodai számlákra, amik a vendégéjszakán kívül más tételeket is tartalmaznak. Az üzleti utazás célját is jól körbe kell bástyáznod, ha nem szeretnél a későbbiekben kellemetlenségeket egy adóellenőrzés során. A külföldi kiküldetésre vonatkoznak még egyéb speciális szabályok (pl. napidíj), amiről részletesen tájékozódj az utazás előtt.

Autó

Autóval kapcsolatban is van 1-2 kitétel, amire figyelnünk kell. Először is kérlek olvasd át a lízinggel kapcsolatos bejegyzésünket (link itt), mert több érv (pl áfa visszaigénylés) is szól amellett, hogy ilyen konstrukcióban vásárolj céges autót.

Ha a vállalkozásod nevére vásárolsz egy személygépkocsit, akkor a vásárlást követő hónaptól meg kell fizetned a cégautó adót, aminek mértéke az autó teljesítményének és környezetvédelmi osztály-jelzésének függvénye. A 2023-as számokat itt találod.

Viszont innentől kezdve az összes autóval kapcsolatosan felmerülő költségünket elszámolhatjuk a vállalkozásunkban (üzemanyag, karbantartás, felszerelés stb.). Az autó beszerzési értéke is költséget generál minden évben, hiszen értékcsökkenést kell rá számolnunk. 

Amennyiben a személyautót nyíltvégű pénzügyi lízinggel vetted, akkor a lízingdíj és a szervizek áfája is levonható 50%-ban. Sőt ha igazolhatóan nagyobb, mint 50 százalékban használod a céges autót a vállalkozás érdekében és tételes útnyilvántartást vezetsz, akkor az 50%-nál nagyobb értékű áfa visszaigényléssel is élhetsz.

Tárgyi eszközök

A tárgyi eszközök olyan eszközök, amelyek egy éven túl szolgálják a vállalkozás érdekét, és aktiváláskor, azaz a használat megkezdésekor a tárgyi eszköz nyilvántartásba is fel kell vennünk. Az eszközöket ezek után az értékcsökkenés szabályai szerint kell elszámolnunk.

Megkülönböztetünk kisértékű (jelenleg 200 ezer Ft alatti értékű eszközök) és nagyértékű tárgyi eszközöket. A kisértékű tárgyi eszközök egy összegben, azonnal a beszerzés évében azonnali költségként elszámolásra kerülnek.

A 200 ezer Ft feletti eszközök pedig az értékcsökkenés szabályai szerint több évre szétosztva lesznek költségei a vállalkozásnak.

Akár ezzel a témával kapcsolatban, akár más témákkal kapcsolatban szeretettel várunk irodánkban konzultációra, hívj vagy írj nekünk a lenti űrlap segítségével!